מעילה בכספים? לא אצלנו.. כך אנו תמיד אומרים לעצמנו ומדחיקים את המחשבה
אבל חברים, זה קורה אצל חלקכם בקליניקה וההפתעה היא שזה לא כל כך מסובך אצל רופאים…
מתי בפעם האחרונה נתתם את דעתכם לנושא ווידאתם כי קיים במרפאה נוהל בקרה סביר בנושא?
בקליניקה בה לעיתים גביית כסף ממטופלים נעשית גם באמצעות עובדי המרפאה,מלבד הרופא ו/או בת זוגו, ניהול הקופה מאפשר מעקב אחרי הכספים בכדי למנוע מעילה
עלפי החוק, לא קיימת על הרופא חובה חוקית לנהל ספר קופה, אולם ניהול ספר קופה יסייע בידיו לעקוב אחר הכסף ולוודא כי המקום היחידי אליו הוא עובר הנו חשבון הבנק שלו
בקופה עשויים להימצא מזומנים, שקים אשר חלקם דחויים ושוברים של כרטיסי אשראי.
אגב,רופאים אשר עד היום לא עבדו עם כרטיסי אשראי בקליניקה בגלל שיקולי עלויות,זה הזמן לחסוך את כאב הראש של השקים ולשפר את השירות למטופלים. ניתן לקבל הצעות עם עמלת סליקה אטרקטיבית.
אנו רוצים להתמקד בבקרה על כספי הגבייה ולוודא כי מה שרשום בטופס מעקב גבייה היומי בקליניקה, זהה בדיוק לתכולת הקופה בפועל,בכל נקודת זמן.
לפיכך נוהל עבודה מומלץ הנו:
- לדרוש מהמזכירה במרפאה למלא מדי יום טופס חדש,כמפורט להלן (ככל שהגבייה נעשית באופן ידני)
- מדי פעם ובאופן לא צפוי לבקש לערוך התאמה בין הסכומים הרשומים בטופס לבין הפרטים הרשומים ביומן המרפאה על מנת לוודא כי כל המטופלים שהתקבלו עד עתה מופיעים בטופס
- בקרת שלמות הגבייה- בסוף יום קליניקה לוודא התאמה בין הסכום הכולל של הגבייה עלפי הטופס לבין הסכום הכולל של החשבוניות אשר הופקו למטופלים
- לוודא כי סה"כ הפדיון היומי בפועל באמצעות שקים ומזומן זהה לסך הכולל של שקים ומזומן הרשומים בטופס.
דוגמא לטופס מעקב אחר גביית הכספים בקליניקה
הערות:
- בעת ביצוע ההתאמה יש לקחת בחשבון אפשרות כי מתוך כספי המזומן שבקופה נעשו תשלומים לספקים
- מומלץ להעביר אל רואה החשבון העתק מדף ההפקדות היומי לבנק.
- ככל שהפעילות מתנהלת באמצעות חברה, מומלץ להפקיד לחשבון הבנק את כל כספי הפדיון ולבצע משיכת כסף עצמית באופן נפרד.
זהו ,אפשר להיות רגועים בעוד נושא.
