הוראות ניהול ספרים של מס הכנסה קובעות כללי רישום ותיעוד עבור כל מקצוע, בהתאם למחזור ההכנסות שלו.
רופאים קיבלו את התענוג ויוחדו להם הוראות ניהול ספרי חשבונות באופן ספציפי.
קיימת חשיבות רבה לניהול הספרים בהתאם להוראות. מס הכנסה עורך ביקורות בקליניקות המסתיימות לעיתים בעגמת נפש ובקנסות מיותרים
להלן הוראות ניהול ספרים אשר חלות על רופא.
1. "רופא" – לרבות פסיכולוג, פיסיותרפיסט, וטרינר ורופא שיניים.
2. חובת ניהול מערכת חשבונות
(א) רופא חייב לנהל מערכת חשבונות שתכלול לפחות:
(1) יומן רופא (כמפורט בסעיף 3 להלן)
(2) שוברי קבלה
(3) חשבוניות
(4) תיק תיעוד חוץ (איסוף מסמכי ההוצאות של העסק)
(ב) רופא שיניים חייב לנהל, נוסף לאמור בסעיף קטן (א) גם:
(1) רשימת מלאי של מתכות עדינות לסוף שנת המס
(2) כרטיס אישי של כל מתרפא, שיכלול בין היתר תאריך הטיפול, תיאור הטיפול, תאריך כל תקבול וסכום התקבול.
3. יומן רופא
(א) יומן רופא יהיה "ספר כרוך" (כמפורט בסוף המאמר) ולכל יום ייועד עמוד נפרד ובו יירשמו (בעט) הפרטים הבאים:
(1) התאריך
(2) שם כל מטופל או מקבל שירות. ביקור בית או ביקור לילה יצוין אף הוא.
(3) הסכום שנתקבל מהמטופל או ממקבל השירות. אם התשלום בעד הטיפול לא נעשה
ע"י המטופל או מקבל השירות, יצוין בהערות שמו של החייב בתשלום (המטופל).
(4) תקבולים מגורמים אחרים בעד טיפולים (כגון מקופות חולים או ממוסדות);
(5) מספר שובר הקבלה אשר הופקה
(6) כאשר התמורה משולמת בתשלומים, פירוט התשלומים וסכום התשלומים
(7) הערות
(ב) הרישום ביומן הרופא ייעשה כדלהלן:
(1) שם המטופל – עם קבלתו לטיפול
(2) תקבולים ותשלומים – לא יאוחר מ-30 ימים מתום החודש שבו בוצעה הפעולה.
לגבי כל יום ייערך סיכום בנפרד בדיו.
4. רישום מוקדם של מתרפאים (יומן מרפאה)
רישום מוקדם של מתרפאים אשר לפיו נקבעים התאריך ושעת הביקור אצל הרופא יישמר כחלק בלתי
נפרד ממערכת חשבונותיו.
חובה לשמור את יומן המרפאה למשך 7 שנים.
* ספר כרוך – הנו פנקס שכל דפיו ממוספרים במספרים עוקבים. ניתן לתלוש ממנו דפים, אך חובה שיישאר בפנקס העתק של הדף שנתלש ושהמספר של ההעתק יהיה זהה למספר הדף שנתלש.
המלצות:
- בעל מקצוע חופשי חייב לנהל ספר לקוחות בו ירשמו כל החיובים (חשבוניות) והזיכויים (קבלות) שהופקו ללקוח. קיים פטור מניהול ספר לקוחות ככל שהלקוח משלם עבור השירות מיד לאחר שהוא ניתן.
- כאשר מנהלים את רישום המטופלים והגבייה במערכת ממוחשבת יש לוודא כי התוכנה מאושרת ע"י רשות המסים. רופא המנהל את יומן הרופא באמצעות תוכנה שאינה תואמת את דרישות החוק, חשוף לקנסות ופסילת ספרים.
- רופא ינהל יומן רופא (יכול לרכוש יומן רופא דרך הר"י או פשוט לרכוש יומן שבועי בקרביץ/אופיס דיפו.. )
- להלן טעויות שיש להימנע מהן:
- רישום ביומן ידני באמצעות כלי כתיבה מחיק
- מחיקה ביומן ידני באמצעות טיפקס
- ניהול יומן רופא באמצעות תוכנה בה ניתן לשנות ו/או למחוק רישומים ללא "עקבות" (ליקוי שאנו נתקלים בו בקרב רופאים)
- רופא עצמאי המטפל במטופלים של קופת חולים, מלר"ד וכדומה, למעשה נותן שירותים למוסד ולפיכך המוסד הנו הלקוח של הרופא ולא המטופלים עצמם. עלפי רוב המוסד מעמיד לרשות הרופא את מערכת המחשוב שכוללת מערכת לזימון תורים ומערכת גבייה ממטופלים. המוסד חייב לנהל יומן רופא ויומן מרפאה בגין המטופלים כאמור. על הרופא לא חלה חובה לנהל יומן רופא בגין המטופלים כאמור.
- יש להפיק חשבונית מס/קבלה בסמוך לקבלת התקבול גם אם באמצעות העברה בנקאית. אין להשהות מדי את הרישום
- כאשר מקבלים תקבול באמצעות צ'יק אין להשאיר אותו ריק ללא שם מוטב. יש להטביע חותמת ,או לרשום את שם הרופא
